7 VIDEO TUTORIAL OPTIMALISASI MS EXCEL UNTUK ADMINISTRATOR SEKOLAH

Bismillah....

Pada kesempatan ini, Panduan OPS akan berbagi informasi mengenai 7 Video Tutorial Optimalisasi MS Excel untuk Keperluan Administrasi Sekolah. Administrasi sekolah, merupakan bagian penting dalam keberlangsungan dunia pendidikan. Saat ini, administrasi sekolah menjadi input substantif untuk kebijakan-kebijakan yang akan dilakukan kementerian pendidikan. Mulai dari pemberian tunjangan untuk guru, pembedian dan Bantuan Operasional Sekolah, realisasi Program Indonesia Pintar, hingga bantuan dana pendidikan berdasarkan kepemilikan kartu keluarga sejahtera. Oleh karena itu akurasi data, merupakan hal yang harus menjadi prioritas karena akan berdampak sistemik (cieeee.... bahasanya...) kebijakan-kebijakan yang memiliki keterkaitan.

Untuk mendapatkan data yang akurat, hal pertama yang harus diperhatikan adalah sumber data yang menjadi acuan. Hal lain yang tidak kalah penting adalah proses input dan pengolahan data. Misalnya cara menghitung usia, membuat kop surat secara efisien, cara menghitung masa kerja, membuat dokumen dengan menggunakan ukuran kertas F4, serta banyak lainnya. Berdasar pada hasil "panalungtikan", ada 7 video penting yang harus diketahui. 7 video ini berisi mengenai tips dan tutorial agar kita bisa mengoptimalkan fungsi MS Excel, sehingga bisa mengupgrade kemampuan kita dalam menggunakan MS Excel. Berikut adalah daftar video nya!

1. MENGHITUNG MASA KERJA

Perhitungan masa kerja pegawai, biasanya dilaporkan setiap bulan. Jika ini dilakukan secara manual, tentu potensi human errornya tinggi. Untuk meminimalisir kesalahan dalam menghitung masa kerja ini, ada cara khusus yang memanfaatkan fungsi DATEDIF melalui MS Excel. Penggunaan fungsi DATEDIF ini, selain akurat karena dilakukan by system, juga bisa di copy-paste pada data lain, sehingga bisa mempercepat pengerjaan. Video ini, membahas mengenai cara menggunakan fungsi DATEDIF pada MS Excel untuk menghituh masa kerja. Silahkan klik gambar di bawah untuk melihat videonya!

2. MEMBUAT KOP SURAT OTOMATIS PADA MS EXCEL

Membuat Kop Surat pada MS Word, merupakan hal yang sudah biasa. Jika kita menginginkan kop surat tersebut ada pada semua halaman, kita tinggal membuat kop surat pada menu header. Secara otomatis, kop surat tersebut akan ada pada semua halaman yang ada pada dokumen yang dibuat. Bagaimana cara membuat kopsuran pada MS Excel, agar kop surat yang kita buat ada disetiap halaman dalam lembar kerja yang dibuat? Caranya dijelaskan secara lengkap, step by step pada video ini. Untuk melihat bagaimana cara membuat kop surat otomatis menggunakan MS Excel, silahkan klik gambar di bawah untuk melihat videonya!

3. TIPS MEMILIH CARA MENYIAPKAN DOKUMEN MENGGUNAKAN KERTAS UKURAN F4

Dalam khasanah per-administrasian di lingkungan sekolah, sepertinya sudah menjadi sebuah keniscayaan bahwa sebagian beras kertas yang digunakan berukuran F4 (21,59 x 33 cm). Padahal, pada printer manapun tidak ada opsi untuk ukuran kertas tersebut. Oleh karenanya, perlu langkah khusus untuk membuat sebuah dokumen dengan ukuran kertas F4. Video berikut ini menjelaskan mengenai beberapa alternatif cara agar kita bisa membuat dokumen dengan menggunakan ukuran kertas F4. Simak videonya, dengan meng-klik gambar di bawah!

4. TUTORIAL CARA MEMBUAT RANKING OTOMATIS PADA MS EXCEL

Ranking, merupakan salah satu cara untuk mengapresiasi sebuah prestasi melalui urutan nilai dari yang tertinggi hingga nilai terrendah. Untuk peserta dengan jumlah yang sedikit, proses ranking relatif mudah dan tidak memakan banyak waktu. Akan tetapi, jika jumlah peserta banyak, kemudian jumlah mata lombanya juga banyak, tentu akan memeras otak dan waktu, jika proses ranking dilakukan secara manual. Dalam MS Excel, ada fungsi yang bisa kita manfaatkan untuk mempercepat proses ranking. Video ini, menjelaskan mengenai cara membuat ranking secara otomatis menggunakan fungsi RANK.EQ. Untuk menyimak video ini, silahkan klik link pada gambar di bawah!

5. TUTORIAL MENANDAI 3 RANKING TERTINGGI MENGGUNAKAN MS EXCEL

Setelah mengetahui cara mereanking nilai otomatis menggunakan MS Excel, ada kalanya kita masih bingung mencari peserta dengan renking tertinggi. Hal ini sangat wajar terjadi jika jumlah pesertanya banyak. Untuk mempermudah mengidentifikasi peserta dengan ranking tertinggi, biasa kita memberikan tanda. Misalnya dengan stabilo. Dalam MS Excel, kita bisa menggunakan fitur Conditional Formating. Video ini, memberikan penjelasan mengenai cara menggunakan conditional formating untuk menandai 3 nilai tertinggi. Simak videonya dengan cara klik gambar di bawah ini!

6. TUTORIAL MEMBERIKAN WARNA SECARA OTOMATIS BERDASARKAN JENIS KELAMIN PADA MS EXCEL

Untuk kemudahan dalam mengidentifikasi mana siswa berjenis kelamin perempuan dan mana siswa yang berjenis kelamin laki-laki, biasanya guru menulis absensi dengan menggunakan tinta balpoin yang berbeda. Dalam MS Excel, kita bisa memanfaatkan fitur conditional formating. Dengan fitur ini, kita bisa mewarnai ribuan siswa sekaligus hanya dalam waktu beberapa detik, berdasarkan jenis kelamin. Video ini menjelaskan mengenai cara mewarnai data berdasarkan jeni kelamin. Simak videonya dengan cara meng-klik gambar di bawah!

7. TUTORIAL MENGHITUNG JUMLAH SISWA BERDASARKAN JENIS KELAMIN

Pada pagian akhir sebuah tabel absensi, biasanya ada repak jumlah berdasarkan jenis kelamin dan jumlah total. Dalam MS Excel, ada cara yang paling mudah untk menghitung berdasarkan jenis kelamin. Video ini menjelaskan mengnai cara menhitung data berdasarkan jenis kelamin. Silahkan simak videonya, dangan cara meng-klik gambar di bawah ini!

BACA SELANJUTNYA...

KARTU NISN OTOMATIS BERBASIS DATA PART 1

Kartu NISN merupakan media pembantu bagi siswa, mulai dari jenjang SD hingga SMA, yang berisi mengenai nomor unik identitas siswa skala nasional. NISN singkatan dari Nomor Induk Siswa Nasional. Yang dibutuhkan dari selembar kartu NISN hanyalah nomor NISN, ya! nomornya saja. Karena dengan nomor tersebut, identitas seorang siswa bisa dilihat secara online, mulai dari data diri hingga sekolah dimana ia terdaftar. Hingga tulisan ini dibuat, tidak ada format baku untuk kartu NISN itu sendiri.

Kali ini, saya akan berbagi sebuah blangko kartu NISN berbasis MS Excel. Mengapa harus Excel? Karena dalam blangko kartu NISN ini disetting agar bisa bekerja berbasis data, sehingga mempermudah kita dalam membuat kartu NISN. Banyangkan, jika dalam sebuah sekolah ada paling tidak 300an siswa yang perlu dibuatkan kartu NISN. Dimana dalam sebuah kartu NISN paling tidak memuat 5 data identitas siswa. Copy paste? Ya bisa, tapi biasanya sajian datanya tidak bisa copy paste begitu saja. Pun jika tetap copy paste manual satu per satu data identitas karena berbeda format, artinya kita harus melakukan copy paste sebanyak 300 x 5 kali. Tentu ini bukan cara yang efektif untuk dilakukan. Berdasarkan hal tersebut, maka salah satu cara yang efektif adalah dengan menggunakan excel, karena didalamnya bisa disisipkan formula-formula yang nantinya akan mempermudah dalam mengolah data menjadi format kartu NISN.

Kartu NISN Otomatis Berbasis Data ini dibuat menggunakan ukuran kertas F4. Karenanya, perlu penyesuaian page setup-nya terlebih dahulu. jika belum tau caranya, silahkan pelajar postingan sebelumnya yang didalamnya membahas mengenai penggunaan fasilitas Custom size untuk print F4 [klik disini]. Mari perhatikan gambar di bawah!

Blangko Kartu NISN Otomatis Berbasis Data ini, berisi 3 sheet. Sheet pertama berisi mengenai tabel data yang nantinya akan digunakan sebagai data base pembuatan kartu NISN. Tidak hanya kartu NISN, file ini juga didalamnya ada form surat kelulusan yang juga berbasis data. Artinya, dengan data yang sama paling tidak kita bisa membuat 2 form. Kartu NISN dan Surat Kelulusan. Khusus untuk for surat kelulusan, hanya dengan 1x klik, kita bisa print hingga 150 siswa. Sheet kedua, berisi blangko kartu NISN otomatis berbasis data. Sheet ketiga, berisi form surat keterangan kelulusan.

Cara kerja dari aplikasi ini sederhana, isi data siswa, sesuaikan konten blangko dan form, seluruh siswa yang sudah tercatat dalam data bisa diprint dengan mudah. Untuk menjalankan file ini, kita harus meng-enable Macro-nya telebih dahulu. Biasanya, sistem secara otomatis akan memberikan notifikasi untuk meng-enable macro. Efektif, efisien, kerja cepat dan tentunya cerdas. Sisa waktu Ian bisa dipake buat ngeGame.

Sheet Data: Penjelasan, fungsi dan kegunaan

Pada sheet data, yang perlu di isi hanya nama, kelas, on induk, nisan, no peserta (maksudnya nomor peserta ujian nasional), tempat tanggal lahir, jenis kelamin, serta kolom nama orang tua. Untuk nomor urut, tidak perlu diisi karena sudah saya masukkan formula agar bisa memunculkan nomor secara otomatis berdasarkan input dana nama. Nomor peserta ujian nasional, nantinya akan digunakan untuk mengisi data identitas pada form surat keterangan kelulusan. Untuk teknik pengisiannya sediri bebas, bisa manual atau bisa juga memanfaatkan dari data yang sudah ada. Misalnya dari data peserta ujian nasional, dari data dapodik, atau data lainnya.

LINK DOWNLOAD ADA DI PART 2

[klik disini] untuk melanjutkan penjelasan mengenai sheet NISN dan Form Surat Kelulusan

BACA SELANJUTNYA...

KARTU NISN OTOMATIS BERBASIS DATA PART 2

Ini merupakan artikel lanjutan, baca terlebih dahulu artikel sebelumnya yaitu "Kartu NISN Otomatis Berbasis Data Part 1"

Sheet NISN : Penjelasan Fungsi

Pada Sheet NISN, kapasitas perlembar kerja adalah sebanyak 5 data siswa. Untuk beralih dari halaman satu ke halaman berikutnya, cukup dengan klik tombol spinner ke atas atau ke bawah. Penjelasan lebih detail akan dibahas berikutnya. Perhatikan gambar di bawah!

1. Kolom identitas sekolah. Didalamnya berisi mengenai informasi nama sekolah, nama kepala sekolah, NIP kepala sekolah, tempat titi mangsa tanggal, serta tanggal titi mangsa. Untuk tanggal, kita menggunakan region Indonesia dengan format penulisan dd/mm/yyyy. Kolom identitas sekolah, nantinya digunakan untuk mengisi informasi sekolah yang mengeluarkan kartu NISN ini. Kolom identitas ini diolah dengan formula dan dimasukkan secara otomatis dalam blangko kartu NISN.

2. Spin button. Tombol yang digunakan untuk memindahkan dari satu halaman ke halaman lainnya. Angka pada tombol spinner ini sengaja dibuat kelipatan 5 karena dalam 1 halaman memuat 5 data siswa.

3. Blangko kartu NISN Otomatis. Lipatan pertama berisi logo tut wuri handayani, dimana logo ini merupakan icon pendidikan di Indonesia. Tulisan besar “NISN” serta ornamen, hanya untuk pemanis saja. Kalo kurang manis, coba aja bayangin admin blognya hahaha. Biar sepet sekalian. Selanjutnya ada nomor NISN besar yang menggunakan font barcode. Font jenis ini tidak secara otomatis bisa terbaca seperti di gambar. Untuk bisa menampilkan barcode, harus menginstal terlebih dahulu font barcode ini. Silahkan download font barcode disini. Untuk cara instalnya, silahkan baca tulisan kami yang membahas mengenai cara menginstal font barcode. Lipatan kedua berisi mengenai identitas sekolah asal berikut dengan nama kepala sekolahnya, serta identitas siswa dan no nisn. Data ini, akan secara otomatis terisi, sesuai dengan data base yang telah dimasukkan pada sheet data.

Cara print blangko NISN otomatis berbasis data

1. Tentukan terlebih dahulu halaman mana yang akan di print, dengan memanfaatkan tombol spinner (lihat penjelasan di atas).

2. Tekan tombol kombinasi “CTRL+P” pada keyboard, hingga muncul tampilan print preview pada layar.

3. Yang harus diperhatikan pada saat proses persiapan Printing blangko kartu NISN ini adalah scaling kertas. Agar mendapatkan hasil optimal, disarankan menggunakan opsi “fit all columns on one page”. Dalam beberapa kasus, akan ditemui masalah print area yang tidak tar-cover oleh kertas. Hal ini bisa terjadi ketika menggunakan printer yang belum di setting untuk ukuran kertas F4. Diantara beberapa kasus yang telah ditemui, hal ini sering terjadi pada proses Printing yang menggunakan printer Canon. Canon cenderung lebih semir print areanya daripada epson. Saat pembuatan Ike ini, kami menggunakan printer epson L110. Perhatikan gambar di bawah!

Sheet Surat Kelulusan

Sebagaimana yang dipaparkan di awal, bahwa maksud dibuatnya form ini adalah untuk kemudahan dan efektivitas waktu. Seperti halnya proses Printing kartu NISN, cara kerja form surat kelulusan ini juga hampir sama. Hanya saja, jika pada kartu NISN terdapat 5 identitas siswa berbeda dalam 1 halaman, form kelulusan hanya untuk 1 orang pada setiap halaman. Dengan data yang sama, kita telah mengerjakan 2 pekerjaan yang jika dikerjakan secara manual akan memakan banyak waktu.

Hal-hal yang harus diperhatikan:

1. Pada kop surat, ada nama kabupaten, kecamatan, nama sekolah, serta alamat sekolah. Ini semua tentu harus disesuaikan terlebih dahulu. karenanya, sebelum masuk proses berikutnya, sesuaikan terlebih dahulu identitas yang ada pada kop surat.

2. Pada bagian kepala surat, perihal, juga ada nama sekolah. Sesuaikan terlebih dahulu sebelum lanjut pada proses berikutnya.

3. Bagian isi surat, ada tanggal dilaksanakannya rapat kelulusan. Ini juga silahkan disesuaikan dengan agenda sekolah masing-masing.

4. Tempat dan titi mangsa tanggal, juga perlu disesuaikan.

5. Nama kepala sekolah beserta NIP, tidak perlu diutak-atik karena telah menggunakan formula yang didasarkan pada keterangan yang ada pada sheet NISN.

Cara print form surat kelulusan

1. Cek print preview, sesuaikan print area dengan kertas. Kertas yang digunakan adalah kertas dengan ukuran F4 (215,9 x 330 mm). Jadi, setingan printer harus sudah menggunakan kertas F4. Jika belum tau caranya, silahkan baca postingan sebelumnya tentang "Cara Mudah Print F4 pada MS Excel". Setelah bisa dipastikan bahwa seluruh print area masuk dalam 1 halaman kertas dengan ukuran F4, kembali pada tab “Home”.

2. Preview Data, adalah untuk melihat data siswa pada nomor urut sebagaimana yang tertera pada kolom preview data.

3. Opsi Print, adalah opsi untuk proses print. Jika menu “dari” diisi 1 kemudian menu “hingga” diisi dengan angka 5, kemudian kita klik print, maka sistem akan mem-print sebanyak 5 surat keterangan lulus sesuai dengan urutan data siswa dari 1-5. Artinya, jika ada 100 siswa yang harus di print. Kita tinggal isi saja angka 1-100 pada opsi print, kemudian klik print. Selebihnya, biarkan printer yang bekerja keras.

Semoga tulisan ini bisa menginspirasi pembacanya untuk menerapkan cara kerja yang cepat dan cerdas. Jika tulisan ini bermanfaat, bagikan pada yang lain.

FILE SILAHKAN DOWNLOAD DISINI

BACA SELANJUTNYA...

CARA MENAMBAH FONT BARU DI WINDOWS

Untuk menambahkan font baru pada windows. Hal pertama yang harus disiapkan adalah master fontnya itu sendiri. Master font, bisa kita peroleh dengan cara mendownloadnya. Bisa dari www.1001freefonts.com, www.dafont.com, www.1001fonts.com, www.fontfabric.com, www.all-free-download.com/font, www.fontspace.com, serta banyak situs lainnya. Cari font yang diinginkan, kemudian download.

Sebenarnya, untuk instal font baru, caranya sangat sederhana. Perhatikan gambar di bawah!

Klik kanan, kemudian pilih opsi instal di menu. Tunggu sebentar, font pun siap digunakan. Sangat sederhana bukan? Akan tetapi, walaupun caranya sederhana, jika belum pernah tau prosesnya bagaimana, keinginan untuk menambahkan font baru di windows akan terhalang rasa takut, prinsip kehati-hatian, dan lain sebagainya. Untuk bahan praktikum, silahkan download disini font "Barcode" yang digunakan pada blangko kartu NISN (yang butuh blangko kartu NISN otomatis berbasis data silahkan download disini).

Semoga tulisan sederhana ini bermanfaat. Selamat berkreasi dengan font-font baru yang tentunya akan memberikan banyak pengalaman serta kesan baru. Mudah-mudahan, pengalaman dan kesan baru ini, bisa membantu kawan-kawan move on lebih cepat. Hahaha

Bagikan tulisan ini jika berkanfaat.

BACA SELANJUTNYA...