Mail marge merupakan salah satu fitur favorit bagi pengguna MS Word, terutama untuk meringankan kerja yang salah satunya diaplikasikan misal untuk membuat form dengan data yang banyak. Misal membuat surat keterangan miskin untuk ratusan orang. Cara kerjanya yaitu, kita mengambil data baik external maupun internal, kemudian data tersebut digunakan pada surat keterangan. Jadi, kita cukup membuat 1 surat, tetapi bisa menghasilkan ratusan surat sesuai data yang digunakan.
Pada MS Excel, ada formula yang bisa digunakan sebagaimana fungsi mailing (mail marge) pada MS Word. Bahkan, menggunakan MS Excel lebih bebas dan bisa di setting sesuai dengan keinginan. Menggunakan MS Excel untuk membuat form dengan cara kerja seperti Mailng pada MS Word, bahkan lebih nyaman karena tidak memerlukan software lainnya. Berbeda dengan Mailing MS Word. Walaupun menggunakan data internal (membuat langsung di menu Mailing), tetapi hasilnya menjadi file tersendiri dengan format MS Acces. Dan ini terpisah dengan file induk (MS Word). Jadi, jika file data pendukung tidak terbawa ketika pindah/copy-paste, maka Mailing tidak akan berkerja. Sedangkan dalam MS Excel, data serta form menyatu dalam 1 file. Bahkan bisa menyatu dalam satu sheet yang sama.
Sintaks untuk vlookup adalah :
VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
Penjelasannya;
1. lookup_value. Yaitu nilai yang akan dijadikan patokan untuk memanggil data. Patokan ini harus ada di kolom pertama pada tabel aray. Misal, jika kita akan menggunakan data dari A2:C5. Maka lookup_value nya harus sama dengan nilai yang ada pada kolom A. Ada 2 alternatif cara, pertama ditulis langsung pada formula VLOOKUP (seperti contoh), bisa juga dengan menggunakan kolom bantuan (lihat gambar alternatif lookup value). Dalam formula vlookup tinggal kita masukkan sel yang dijadikan sebagai kolom bantuan.
2. table_array. Rentang sel yang akan digunakan oleh VLOOKUP. Contoh A2:C5. Sel yang digunakan sebagai tabel aray dalam VLOOKUP hanyalah data yang akan digunakan saja. Dalam contoh kasus ini, yang digunakan adalah A2 hingga C5. cell A1 hingga A5 tidak masuk dalam sel yang digunakan untuk formula tabel aray.
3. col_index_num. Yaitu kolom yang akan dipanggil oleh lookup_value. Hitungan dimulai dari kolom paling kiri ke kolom paling kanan dalam tabel aray. Dalam kasus ini, kolom index ada 3. 1 kolom nomor, 2 kolom nama dan 3 kolom alamat.
4. range_lookup. Merupakan bagian Opsional dalam formula VLOOKUP. Bisa digunakan, bisa juga tidak. Pada range_lookup ada 2 opsi yaitu True (akan menghasilkan nilai yang mendekati dengan nilai yang ingin di panggil), yang kedua adalah False (akan menghasilkan nilai yang sama persis dengan nilai yang ingin di panggil). Jika opsi ini tidak di isi, maka nilai default nya adalah Treu. Jadi, jika tidak ada nilai yang sama persis dengan yang kita panggil, maka formula akan tetap memanggil data yang paling mendekati dengan nilai yang menjadi patokan.
Penanggalan dalam postingan mengenai cara cepat mengklasifikasi siswa berdasarkan jenis kelamin yang ada dalam kategori bedah aplikasi, serta penanggalan dalam postingan lain dengan judul download tabel data usia siswa yang ada dalam kategori share aplikasi juga menggunakan metode vlookup untuk mengambil data tanggal, bulan, serta tahun.
Pembahasan formula VLOOKUP ini merupakan penjelasan dasar. Akan tetapi, formula ini bisa dikatakan sebagai salah satu formula pamungkas yang bisa digunakan dalam berbagai aplikasi. Form surat berbasis data, biodata berbasis data leger, serta banyak lainnya. Silahkan dikembangkan lagi, agar menjadi aplikasi yang mampu mempercepat waktu pengerjaan. Semoga kita senantiasa diberikan keberkahan ilmu, kelimpahan harta yang bisa dimanfaatkan untuk kepentingan agama, negara serta keluarga. #salam_kerja_cerdas
No comments:
Post a Comment